Onboarding neuer Mitarbeiter im Home-Office – alles online?

Video Chat am laptop

Ein gut vorbereitetes und gelungenes Onboarding legt den Grundstein für eine erfolgreiche und langfristige Zusammenarbeit. Doch in Zeiten des Corona-Lockdowns ist das Onboarding für manch ein Unternehmen zur Herausforderung geworden, da dies entweder teilweise oder sogar ganz im Home-Office stattfinden musste. Auch nach der Pandemie wird der Onboarding-Prozess digitaler bleiben, als er je war. Nicht nur wegen der salonfähig gewordenen Home-Office-Tätigkeit, sondern auch weil dadurch Qualitäts- und Effizienzsteigerungen erzielt werden können. Als digitales Unternehmen haben wir für Sie in diesem Beitrag die Besonderheiten beim Onboarding im Home-Office zusammengefasst. Dabei gibt Ihnen unsere HR-Leiterin Gundula Poch praktische Tipps, wie Sie den Onboarding-Prozess im Home-Office zielführend gestalten können.

Was ist allgemein das Ziel des Onboardings?

Der erste Eindruck zählt. So lautet nicht nur die Devise für die Bewerbung, sondern auch für die Einführung eines neuen Mitarbeiters im Unternehmen. Das generelle Ziel des Onboardings ist daher, dass die neuen Mitarbeiter gut ankommen im Unternehmen und sie sich gut aufgehoben fühlen. Dies bildet die Grundlage dafür, dass sie sich auch menschlich und kulturell schnell im Unternehmen einfinden. Damit neue Mitarbeiter möglichst schnell einsatzfähig sind, sollten Personalverantwortliche nicht unterschätzen, wie wichtig eine gute Planung und Vorbereitung der Onboarding-Phase und insbesondere des ersten Arbeitstags ist.

Der Onboarding-Prozess und die Besonderheiten im Home-Office

Die Gestaltung und die Dauer des Onboarding-Prozesses sind von Unternehmen zu Unternehmen verschieden. Wie lange neue Mitarbeiter bei der Einarbeitung durch ein Rahmenprogramm oder einen Rahmenfahrplan begleitet werden sollen, kann jeder Arbeitgeber selbst entscheiden.

Die Dauer der Probezeit dient hierbei als ein möglicher Planungszeitraum für den Onboarding-Prozess. Angefangen beim ersten Tag über die erste Woche bis hin zum Ende der Probezeit.

Das richtige Onboarding sollte nach circa vier Wochen abgeschlossen sein, meint Personalleiterin Gundula Poch. Dann sollte der Mitarbeiter befähigt sein, eigenständig zu arbeiten. Er sollte die Kollegen und Abteilungsleiter kennengelernt haben und mit den IT-Systemen, die er für seine Arbeit benötigt, sicher umgehen können.

Der erste Arbeitstag

Ganz wichtig für den Erfolg des Onboardings seien nach HR-Leiterin Gundula Poch neben den „harten Faktoren“ wie die technische Einrichtung des Arbeitsplatzes auch „weiche Faktoren“ wie die Vermittlung von Wertschätzung. Daher berücksichtigen wir im Folgenden beide Arten von Erfolgsfaktoren beim Onboarding.

Frau-im-home-office

Arbeitsplatzeinrichtung

All das, was am ersten Arbeitstag im Büro so stattfindet, wie die Kollegen und Vorgesetzten kennenlernen,  findet im Home-Office entweder online statt. Manches entfällt auch einfach. Deshalb ist es hier umso wichtiger, dass der erste Schritt zum Onboarding – nämlich die technische Einrichtung des Home-Office-Arbeitsplatzes  – am Morgen des ersten Tages schon weitestgehend abgeschlossen ist.

Experten-Tipp: Damit der Mitarbeiter beim Einrichten des Arbeitsplatzes nicht ganz auf sich allein gestellt ist, sollte der interne technische Support schon vorab Kontakt zu dem Mitarbeiter aufnehmen und seine Unterstützung anbieten. So kann er sicherstellen, dass der PC läuft und der Mitarbeiter Zugang zur internen IT-Infrastruktur hat, in der Regel über ein virtuelles privates Netzwerk (VPN).

Auch den Arbeitsschutz am Telearbeitsplatz sollten Sie als Arbeitgeber nicht vernachlässigen.

Ein gutes Gefühl geben und Vertrauen aufbauen

Vergessen Sie nicht: „Der erste Eindruck zählt.“ Das gilt auch für Sie als Arbeitgeber. Daher bildet ein gelungener erster Arbeitstag für beide Seiten eine solide Grundlage für eine gute, langfristige Zusammenarbeit. Vermitteln Sie als Arbeitgeber dem Mitarbeiter gleich am ersten Arbeitstag das Gefühl:

· Man freut sich auf mich.

· Ich bin wichtig für das Unternehmen.

· Ich werde dringend gebraucht.

„Wertschätzung ist hier das Schlagwort“, sagt die HR-Expertin. Auch die wichtigsten Werte der Unternehmenskultur wie „Wir sind ein Team – wir schaffen alles gemeinsam“ sollten durch die Vorgesetzten und Kollegen vermittelt und erlebbar gemacht werden.

Begrüßungsmail von HR zur Vorstellung des neuen Mitarbeiters

„Da wir im Home-Office nicht die Möglichkeit haben, mit jedem neuen Mitarbeiter von Büro zu Büro zu gehen, um ihn persönlich vorzustellen, schreiben wir von der Personalabteilung eine Begrüßungsmail zur Vorstellung des neuen Kollegen an alle Mitarbeiter“, verrät Gundula Poch und gibt weiterhin den Tipp: „Zudem fordern wir auch jeden neuen Mitarbeiter selbst auf, sich in einer E-Mail an alle Mitarbeiter des Unternehmens kurz persönlich vorzustellen – gerne auch mit Foto und kleinen persönlichen Einblicken in Hobbys und Privatleben, damit jeder sich besser vorstellen kann, wer da neu an Bord gekommen ist.“

Gerade auch solche persönlichen Einblicke bieten gute Aufhänger für das erste Kennenlerngespräch. Und das Foto hilft, den neuen Kollegen bei nächster Gelegenheit besser zuordnen zu können.

Organisatorische Unterstützung und Vorbereitung

Ein neuer Mitarbeiter kann sich gerade im Home-Office am ersten Arbeitstag schon einmal schnell „verloren“ fühlen. Wie richte ich nochmal mein Telefon ein? Bis zu meinem nächsten Meeting ist es noch eine Stunde. Was mache ich so lange? In welchem virtuellen Raum treffen wir uns noch mal?

Experten-Tipp: Für das Onboarding im Home-Office ist es daher umso wichtiger, dass der Arbeitgeber den ersten Arbeitstag für neue Mitarbeiter sehr detailliert plant und gut organisiert. Feste Termine mit der IT, dem direkten Vorgesetzten sowie idealerweise auch mit dem Ansprechpartner der Personalabteilung sollten standardmäßig für den ersten Arbeitstag vorgesehen sein. Denn schließlich können sich neue Mitarbeiter am ersten Tag noch nicht vollständig selbst organisieren und hätten ohne vorab festgelegte Termine kaum Gelegenheit, die neuen Kollegen kennenzulernen.

Einarbeitung und Arbeitsplatzeinweisung im Home-Office

Damit der neue Mitarbeiter sich in seiner Home-Office-Tätigkeit schnell einarbeiten kann, sollte ihn der Teamleiter mit einem detaillierten Einarbeitungsplan unterstützen. Diesen sollte er am besten gleich am ersten Arbeitstag mit ins Gespräch bringen und ihn Schritt für Schritt mit dem neuen Mitarbeiter durchgehen. Auch ein Abgleich der Erwartungshaltungen ist von Anfang an sehr wichtig. Dabei kann auch das Festhalten der Ziele im Einarbeitungsplan weiterhelfen.

Inhalte des Einarbeitungsplans

· Aufgaben (Welche Aufgaben hat der Mitarbeiter und was gehört alles dazu?)

· Ansprechpartner (Wer sind die jeweiligen Ansprechpartner?)

· Ziele (Was soll in der Onboarding-Phase erreicht werden?)

· Timing (Was soll bis wann erledigt bzw. abgeschlossen sein?)

Die erste(n) Woche(n)

Innerhalb der ersten Arbeitswoche ist es ratsam, dem Neuankömmling ein gewisses Basiswissen zum Unternehmen mitzugeben, findet Gundula Poch und ergänzt hierzu: „Wir erklären unseren neuen Mitarbeitern im persönlichen Gespräch oder auch gemeinsam mit mehreren neuen Kollegen, sofern mehrere auf einmal starten, wie die interne Struktur des Unternehmens aussieht und welche Abteilungen und Teams es gibt. Dazu zeige ich ihnen das Organigramm unserer Firma. Außerdem zeigen wir eine Präsentation mit Informationen zu unserer Kultur, unseren Werten, unserer Vision – eben all das, was uns als Unternehmen ausmacht, wofür wir stehen und was uns zusammenhält und täglich motiviert. Wir bündeln diesen allgemeinen Part, der jeden Mitarbeiter gleichermaßen betrifft, bei der Personalabteilung, damit der Teamleader sich auf die individuelle Einführung des Mitarbeiters fokussieren kann.“

Das Kennenlernen der Kollegen und Vorgesetzten vom Home-Office aus

Ein ebenfalls wichtiger Bereich des Onboardings ist das Kennenlernen der Kollegen und Vorgesetzten. Neue Mitarbeiter können sich wesentlich schneller ins Unternehmen integrieren und produktiv arbeiten, wenn sie die richtigen Ansprechpartner kennen und dadurch keine Hemmschwelle bei der Kontaktaufnahme haben. Beim Onboarding im Home-Office macht es durchaus Sinn, wenn das Kennenlernen der Kollegen seitens des Vorgesetzten fester vorgegeben und organisiert wird als beim Onboarding im Office.

Anders als im Büro läuft man sich im Home-Office ja nicht mal eben im Flur über den Weg und lernt sich dabei spontan kennen. Es gibt also viel weniger spontane Gelegenheit zum Kennenlernen.

Feste Vorstellungstermine mit Kollegen per Videochat

Während der neue Mitarbeiter den Vorgesetzten in der Regel schon im Bewerbungsgespräch erlebt hat, sollte ab dem ersten Arbeitstag damit begonnen werden, dass der Neuankömmling seine Teamkollegen kennenlernt, z. B. indem er im Teammeeting vorgestellt wird.

„Damit der Neue schnell ins Tagesgeschäft reinkommen kann, geben Sie dem Mitarbeiter doch die Aufgabe, in den ersten Tagen Videochat-Termine mit Kollegen zu machen, mit denen er sehr eng zusammenarbeiten wird, um sich vorzustellen. Nehmen Sie diese Aufgabe auch in den Einarbeitungsplan auf. So steht eine gewisse Verbindlichkeit dahinter“, empfiehlt HR-Leiterin Gundula Poch.

Digitale Tools im Onboarding einsetzen

Hilfreich auch für das Onboarding von zu Hause aus sind digitale Tools wie Onboarding-Videos, in denen allgemeine Dinge erklärt werden, die für alle gleich sind. So muss nicht jeder Teamleader immer wieder das Gleiche erklären, sondern kann sich auf die individuelle Arbeitsplatzeinweisung fokussieren. Onboarding-Videos bieten sich zum Beispiel an, um den Umgang mit Anwendersystemen wie SAP zu erklären.

Solche standardisierten Onboarding-Maßnahmen gewährleisten zudem, dass jeder neue Mitarbeiter den gleichen Informationsstand beim Einstieg hat.

Willkommensgeschenk nach Hause senden

Wenn Ihr neuer Mitarbeiter im Home-Office startet oder permanent von zu Hause aus arbeiten wird, überraschen Sie ihn mit einem kleinen Willkommenspaket per Post mit gebrandeten nützlichen Arbeitsutensilien für den Telearbeitsplatz (Notizblock, Kugelschreiber, USB-Stick, Kaffeebecher etc.). So hat er vom neuen Arbeitgeber auch etwas „zum Anfassen“, gerade wenn alles andere virtuell ist.

Kommunikation und Feedback im Onboarding-Prozess

Durch einen regelmäßigen, persönlichen Austausch legen der Vorgesetzte und der neue Mitarbeiter den Grundstein für eine langfristige, vertrauensvolle Zusammenarbeit. In der Onboarding-Phase haben sich dafür vorab festgelegte Feedbackgespräche bewährt.

Bei der Organisation solcher Feedback-Loops gibt es viel Spielraum. „Bei uns führen die Teamleader engmaschig Feedbackgespräche mit neuen Mitarbeitern, um frühzeitig Schwierigkeiten beim Onboarding entgegenwirken zu können“, sagt die HR-Expertin.

Möglicher Feedback-Turnus

1. Nach einer Woche

Kurzes Feedback: Fühlt sich der neue Mitarbeiter wohl bei uns? Was können wir verbessern? Fehlt ihm noch irgendetwas, damit er seine Arbeit gut machen kann?

2. Nach einem Monat

Kurzes Feedbackgespräch zwischen Vorgesetztem und Mitarbeiter: Wie sind die ersten vier Wochen gelaufen? Konnte der neue Mitarbeiter seine Arbeit reibungslos aufnehmen? Hat er die Kollegen kennengelernt? Wie läuft die Zusammenarbeit?

3. Nach der Hälfte der Probezeit

Ein halb- bis einstündiges Feedbackgespräch zwischen Vorgesetztem und Mitarbeiter. Auch der Teamleiter hat hier die Gelegenheit, dem Mitarbeiter Feedback zu geben, inwieweit Erwartungen erfüllt wurden bzw. wo vielleicht nicht. So bekommt dieser bis zum Ende der Probezeit auch noch eine Chance, sich zu verbessern. Beide Seiten können durch dieses

Gespräch gemeinsam darauf hinarbeiten, dass die Probezeit erfolgreich zu Ende geht und der Mitarbeiter nach der Probezeit übernommen wird.

4. Am Ende der Probezeit

Ein halb- bis einstündiges Feedbackgespräch zwischen Vorgesetztem und Mitarbeiter.

Beim Einholen von kurzen Feedbacks nach einer Woche bzw. einem Monat können standardisierte Befragungen per Online-Fragebogen unterstützen.

Wo Standardisierung und Digitalisierung im Onboarding lohnen

Gerade bei den standardisierten Maßnahmen ist eine Digitalisierung des Onboarding-Prozesses mehr als sinnvoll – von der Effizienz ganz zu schweigen.

Insofern lohnt es sich zu prüfen, ob die während des Corona-Lockdowns digitalisierten Maßnahmen wie Onboarding-Videos nicht auch standardmäßig zukünftig im Unternehmen eingesetzt werden können. Oder falls Sie noch nicht auf digitale Onboarding-Maßnahmen setzen: Macht es für Ihr Unternehmen Sinn, den ein oder anderen Prozessschritt im Onboarding zu digitalisieren?

Persönliche Gespräche trumpfen

Neben dem Einsatz digitalisierter und standardisierter Onboarding-Maßnahmen ist Gundula Poch aber ebenso davon überzeugt, dass das Persönliche im Onboarding-Prozess nicht zu kurz kommen darf:

„Wichtig ist, dass wir auch im Home-Office stets ein Gesicht vor Augen haben, wenn wir mit einem Kollegen sprechen. Daher nutzen wir bei karriere tutor® stets Videochat-Tools wie Skype und MS Teams. Das Telefon benutzen wir nur für Gespräche mit Externen.“

Unser Abschlusstipp lautet daher: Führen Sie das Gespräch per Video-Chat als Standard anstelle des Telefongesprächs für das Home-Office ein. Schließlich steht und fällt das Onboarding neuer Mitarbeiter mit einer vertrauensvollen Kommunikation.

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