12 Schritte für agiles Arbeiten (1/2): So werden Unternehmen agil

12 Schritte für agiles Arbeiten: So werden Unternehmen agil (1/2)

Agiles Arbeiten – in den letzten Jahren war dieser Begriff in mehr und mehr Unternehmen zu hören und ist dabei fast zum aufgebauschten Buzzword mutiert. Kaum ein Unternehmen behauptet heute nicht, dass es agil arbeitet. Doch was bedeutet agiles Arbeiten konkret und wie setzt du dieses um? Unser Dozent Jörg Doebler beantwortetes dir in unserem zweiteiligen Guide.

 

Warum reden alle vom agilen Arbeiten?

Warum überhaupt ist agiles Arbeiten zum Trend geworden und warum sprechen so viele Unternehmen davon? Fakt ist, dass klassische Arbeitsweisen in der Digitalisierung von vielen Firmen immer häufiger hinterfragt werden und der Wunsch nach einer Weiterentwicklung zur agilen Arbeitsweise immer drängender wird. Dennoch ist es nicht möglich, mal eben auf agiles Arbeiten umzustellen, denn das ist immer ein Prozess. Die Entwicklung hin zu agilem Arbeiten braucht Erfahrung und Zeit. Nur dann gelingt die Transformation gut. Doch diese Veränderung lohnt sich, denn agil zu arbeiten ist kein Trend, sondern die Zukunft erfolgreicher Unternehmen in der digitalen Transformation.

 

Was ist agiles Arbeiten?

Wann aber spricht man überhaupt von agilem Arbeiten? Wann macht agiles Arbeiten Sinn? Welche Methoden gibt es? Und ist die Arbeit bereits agil, wenn sie in Sprints abläuft? Die einfache Antwort auf die letzte Frage ist: nein!

Rahmenbedingungen sind nie identisch, sondern von Projekt zu Projekt unterschiedlich,und deshalb lassen sich auch Arbeitsweisen nicht nach einem starren Muster umstellen. Übergreifend kann eine Definition von agilem Arbeiten lauten: Agiles Arbeiten ermöglicht eine schnelle Reaktionsfähigkeit, einen effizienten Umgang mit Ressourcen und flexible Prozesse innerhalb eines Unternehmens. Agiles Arbeiten macht deshalb so viel Sinn, weil es statt behäbiger und starrer Prozesse auf dynamische Abläufe setzt. Immer dannalso, wenn sich Dinge im Projektverlauf ändern können, und das ist in der Digitalisierung die Regel, lohnt es sich, agil zu arbeiten. Dochdamit das gelingt, müssen verschiedene Rahmenbedingungen geschaffen werden.

 

Erfolgsfaktoren für agiles Arbeiten

Wir haben zwölf Schritte auf dem Weg zum agilen Arbeiten definiert. Diese Schritte sind dabei keine Patentlösung für jedes Projekt in jedem Unternehmen, aber eine von uns erprobte und bewährte Strategie, die du für dich nutzen und anpassen kannst. In diesem Artikel erklären wir dir die ersten sechs.

 

1. Schritt für agiles Arbeiten: (Er)kläre die Begrifflichkeiten

Wenn ein Unternehmen agiles Arbeiten einführen möchte, ist es wichtig, dass jeder in der Firma dasselbe Verständnis davon hat, was der Begriff „agil“ bedeutet. Ist das nicht der Fall, können sich daraus negative Folgen ergeben: Wir haben bereits Kollegen erlebt, die unter agilem Arbeiten verstanden, auf jegliche Konzeption, Planung und Regeltermine in einem Projekt zu verzichten und stattdessen einfach drauflos zu arbeiten und zu sehen, was passiert. Dass diese Vorgehensweise alles andere als entspannt lief, kannst du dir sicherlich vorstellen. Und auch, dass das Vertrauen in agiles Arbeiten dadurch nicht gerade wächst.

Manch einer hat von einer Methode des agilen Arbeitens, beispielsweise Scrum®,schon einmal gehört, denkt aber, es handle sich um eine Methode, die nur den Entwicklern vorbehalten sei. Auch diese Vermischung der Begrifflichkeiten erschwert den Übergang zu agilem Arbeiten. Scrum® und agiles Arbeiten sind nicht gleichzusetzen.

  • Scrum® ist ein Vorgehensmodell, das bestimmte Regeln, Rollen und Arbeitsabläufe definiert, um Software zu entwickeln. Eine Regel ist das Arbeiten in zeitlich fest definierten Sprints. Die Anwendung von Scrum®trägt zu einer agilen Arbeitsweise bei, deswegen werden agiles Arbeiten und Scrum®gerne synonym gesehen, sind es aber nicht.
  • Agil ist hingegen eine eigene Denkweise oder Kultur, die einiges mehr umfasst als das, was Scrum® abdeckt. Die Prinzipien, die agiles Arbeiten ausmachen, sind im sogenannten Agilen Manifest Wir kommen auf dieses im nachfolgenden Artikel noch einmal zu sprechen.

Scrum®ist also nur ein mögliches Framework für agiles Arbeiten. Man kann auch agil arbeiten, ohne Scrum®einzusetzen. Umkehrt bedeutet allein die Tatsache, dass man das Regelwerk von Scrum®befolgt, noch lange nicht, dass man wirklich agil arbeitet.

 

3. Schritt für agiles Arbeiten: Etabliere das Pull-Prinzip

 

2. Schritt für agiles Arbeiten: Schaffe agile Rollen

Wenn du agil arbeiten möchtest, solltest du dich von klassischen Rollen eines Projektmanagers verabschieden und dich für agile Rollen öffnen. In Scrum®sind z. B. folgende Rollen definiert:

  • Product Owner
  • Scrum®Master
  • Entwicklungsteam

Dazu kommen weitere Stakeholder wie z. B. die Endnutzer oder Beteiligte auf Kundenseite. Weitere Rollen gibt es nicht, weil diese nicht benötigt werden.

Wo also ist der klassische Projektmanager? In Scrum® fällt diese Rolle schlichtweg weg. Die Verantwortung für den Projekterfolg liegt nicht mehr bei einer Person, sondern bei einem Team aus mehreren Rolleninhabern. Dies dient auch der Kommunikation zwischen Projektteam und Kunden, denn je weniger Rollen zwischengeschaltet werden, desto effizienter wird die Kundenkommunikation.

Es ist wichtig, dass jede Rolle für sich steht und keine die Verantwortung eines Projektmanagers aufgebürdet bekommt, weil dadurch zwangsläufig Aspekte einer Rolle vernachlässigt werden müssten. Außerdem haben verschiedene Rollen zuweilen gegensätzliche Interessen: Während der Product Owner daran interessiert ist, dass das richtige Produkt bestmöglich abgeliefert wird und im stetigen Austausch mit allen Stakeholdern steht, muss der Scrum® Master unter anderem sicherstellen, dass das Team nicht überlastet oder bei der Arbeit behindert wird. Der Scrum® Master hat demnach inhaltlich nichts mit dem Produkt zu tun.

Bei größeren Projekten oder Unternehmen, die doch etwas mehr Kontrolle im Sinne eines klassischen Projektmanagements benötigen, gibt es mittlerweile auch agile Projektframeworks wie z. B. PRINCE2 Agile®, die die klassische Welt mit der agilen Welt verbinden und auch die Rollen dementsprechend verbinden.

 

3. Schritt für agiles Arbeiten: Etabliere das Pull-Prinzip

In einem Unternehmen werden häufig mehrere Projekte für mehrere Kunden gleichzeitig bearbeitet. Dabei entsteht die Herausforderung, die anfallende Arbeit möglichst effektiv auf alle Mitarbeiter zu verteilen. Der klassische Ansatz ist dabei die Ressourcenplanung, das sogenannte Push-Prinzip: Projektmanager erstellen Pläne für mehrere Tage oder Wochen und teilen Mitarbeitern Projekte bzw. Aufgaben zu. Dabei muss viel Zeit in die Planung und Abstimmung investiert werden. Solche Planungen haben ein hohes Risiko, denn sie funktionieren nur, wenn alle Zeitschätzungen wie angenommen zutreffen. Die Erfahrung zeigt jedoch, dass solche Pläne in der Realität nur selten ganz aufgehen:

  • Eine wichtige Zulieferung kommt nicht rechtzeitig,
  • Kollegen werden krank,
  • unvorhergesehene Ereignisse treten ein.

All das führt dazu, dass ein Plan nicht wie geschätzt eingehalten werden kann. Es kommt zu erhöhter oder ungleicher Arbeitsbelastung, Stress und Verzögerungen. Wer agil arbeiten möchte, sollte sich von diesem Push-Prinzip verabschieden und stattdessen das Pull-Prinzip anwenden.

 

Was ist das Pull-Prinzip?

Im Gegensatz zum direkten Zuteilen einer Aufgabe an einen bestimmten Mitarbeiter legen Mitarbeiter beim Pull-Prinzip eigenständig fest, wann sie welche Aufgabe bearbeiten. Dies sichert eine gleichmäßige Auslastung der Mitarbeiter und eine möglichst selbstbestimmte Arbeitsweise zu. Doch damit ein Projekt gelingt, brauchen Mitarbeiter stets eine klare Information darüber, wie der aktuelle Stand des Projektes ist. Diesen Projektstand kannst du beispielsweise mithilfe eines Kanban-Boards visualisieren, auf dem für alle anfallenden Aufgaben der aktuelle Bearbeitungsstand ersichtlich ist. Außerdem gibt es folgende Voraussetzungen, damit das Pull-Prinzip gelingt:

  • Häufiger Austausch über Aufgaben, z. in einem Daily Stand-up-Meeting
  • Eigenverantwortliches Arbeiten der Mitarbeiter ohne Aufforderung durch den Vorgesetzten
  • Flache Hierarchien
  • Vertrauen in die Mitarbeiter und ihre Entscheidungskompetenzen
  • Unterscheidung zwischen Aufgaben (Bearbeitung durch Einzelne) und Projekten (Bearbeitung durch Teams)

 

4. Schritt für agiles Arbeiten: Bilde konstante Teams

Agile Teams sollten vor allem konstante Teams sein, die sich im besten Fall selbst gefunden haben. Denn nur feste Teams können sich optimal entwickeln und ihre Geschwindigkeit halten oder sogar steigern, indem sie voneinander lernen, ihre Prozesse und Kommunikation aufeinander abstimmen, durch Retrospektiven Probleme identifizieren und sie lösen.

Um diese effektiven Teams von Kollegen, die gut miteinander arbeiten können, nicht wieder zu zerreißen und damit jegliche Lern- und Routineeffekte zu eliminieren, sollten demnach für anstehende Projekte nicht einzelne Personen, sondern konstante Teams eingeplant werden. Es ist allerdings illusorisch, ein komplettes Unternehmen kurzfristig über alle Projekte in konstante Teams aufzuteilen, die gleich gut ausgelastet sind. Möglicherweise möchte auch nicht jeder dauerhaft mit denselben Kollegen in einem Team zusammenarbeiten. Hier gilt es,eine Balance zu finden, die für alle Beteiligten funktioniert.

 

5. Schritt für agiles Arbeiten: Erstelle agile Angebote

 

5. Schritt für agiles Arbeiten: Erstelle agile Angebote

In der Regel sieht die Angebotsphase zwischen Kunden und Unternehmen so aus: Der Kunde möchte ein Produkt haben, berichtet, welche Anforderungen er an das Produkt stellt,und bittet um ein Angebot für die Produktentwicklung. Beide Parteien investieren Zeit- und Arbeitsaufwand, um möglichst detaillierte Angaben zu machen und Missverständnissen vorzubeugen. Doch oft ist es so, dass diese Vorab-Absprachen nicht in Stein gemeißelt sind, weil sich der Markt bis zum Projektende ändert oder sich die Kundenanforderungen wandeln.

Im Projektmanagement spricht man dann davon, dass ein Projekt „out of scope“ist, also nicht mehr innerhalb des vorher abgesteckten Zieles liegt. Die Gründe dafür können sehr vielfältig sein:

  • Andere Features sind in der Zwischenzeit wichtiger geworden.
  • Das gewünschte Produkt ist technisch nicht realisierbar.
  • Nutzertests haben ergeben, dass das Produkt nicht verstanden wird

oder keinen Sinn ergibt.

  • Ein Wettbewerber hat ein ähnliches Produkt herausgebracht, wodurch eine strategische Neuausrichtung nötig wird.

Je klarer das Angebot zu Beginn definiert wird, umso schwieriger wird es, im Projektverlauf zu reagieren und Änderungen zu realisieren. Sinnvoller ist es daher, im Angebot keine genauen Liefergegenstände festzulegen, sondern geleistete Arbeitsaufwände abzurechnen (sog. Time-and-Material-Verträge). Erst dadurch wird ermöglicht, ein Projekt wirklich agil durchzuführen. Wie viel und was der Kunde für sein Geld bekommt, bestimmt er im Projektverlauf maßgeblich selbst mit, indem er die Liste seiner Anforderungen zusammen mit dem Team aktuell hält und regelmäßig neu priorisiert. Diese eher iterative statt klassisch lineare Vorgehensweise erfordert natürlich auch die Bereitschaft des Kunden, agil zusammenzuarbeiten. Eine zumindest grobe Zeitschätzung, die vorab kommuniziert wird, erleichtert es diesem, diese Bereitschaft aufzubringen.

Auch hier zeigt sich wieder die Rolle des Teams. Je länger ein Team bereits besteht, umso präziser werden die Schätzungen der eigenen Geschwindigkeit (Velocity) und umso geringer die Unsicherheiten auf Kundenseite.

 

6. Schritt für agiles Arbeiten: Binde Stakeholder frühzeitig ein

Oft sind Angebotsphase und Projektumsetzung voneinander isoliert. So kümmert sich z. B. ein New-Business-Team um neue Projekte und das Projektteam wird das erste Mal mit den Details konfrontiert, wenn die Umsetzung beginnen soll. Dadurch sind Konflikte in der Umsetzung vorprogrammiert. Deshalb ist es beim agilen Arbeiten unerlässlich, Stakeholder so früh wie möglich zu involvieren. Ein agiles Team sollte also von Beginn an alle Stakeholder und deren Anforderungen kennen, um z. B. die Anzahl der benötigten Sprints zu planen. Jeder am Projekt Beteiligte braucht absolute Klarheit, damit das Projekt erfolgreich verlaufen kann.

Die ersten sechs wichtigen Erfolgsfaktoren für agiles Arbeiten kennst du nun bereits. Im zweiten Teil des Artikels  erklären wir dir, wie du ein perfektes agiles Team aus Kunden und Projektteam bildest und was es mit dem bereits kurz erwähnten Agilen Manifest auf sich hat. Lies ihn dir unbedingt durch, wenn du selbst agil arbeiten möchtest.

 

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