Wie funktioniert Trello? Ein beliebtes Online-Tool für (agile) Projekte und Teams

Trello

Trello ist ein beliebtes und kostengünstiges Online-Tool, um Projekte zu organisieren oder die Arbeit im Team zu erleichtern. Auch ein Online-Kanban-Board lässt sich mithilfe von Trello erstellen, was häufig von agilen Teams verwendet wird. Wie Trello genau funktioniert, wie Sie schnell mit dem Tool arbeiten können und für wen und wann es sich lohnt, lesen Sie in diesem Artikel. 

Was ist Trello? 

Trello ist eine webbasierte Projektmanagement-Lösung, mit der Sie allein oder im Team Aufgaben verwalten, priorisieren und steuern können. Das Tool wurde vom Unternehmen Atlassian 2011 erstmals veröffentlicht und wird heute von Millionen Nutzern verwendet. Die Basis für alle Aktivitäten ist das Board, auf dem Sie mit Listen und Karten arbeiten können. Die Nutzung ist in der Basisversion kostenlos. Benötigen Sie Zusatzfunktionen, beispielsweise eine zusätzliche Kalenderfunktion, wird Trello kostenpflichtig und ist ab ca. 10 $ pro Monat und Benutzer erhältlich. 

Wie ist das Board in Trello aufgebaut? 

Das Prinzip von Trello gleicht dem eines Kanban-Boards, ist jedoch rein online umgesetzt. Auch bei Trello spielt die Visualisierung, wie bei Kanban, eine entscheidende Rolle. Die Karten eines Boards visualisieren je eine Aufgabe und sorgen dafür, dass der gesamte Workflow eines Projektes im Detail jederzeit für alle Teammitglieder ersichtlich ist.  

Daher können alle Teammitglieder ortsunabhängig voneinander gemeinsam dasselbe Board in Trello nutzen und schnell und effizient Projektfortschritte erzielen. So funktioniert Trello. 

Bevor Sie allerdings mit Trello starten, sollten Sie sich zunächst mit den einzelnen Bestandteilen der Plattform vertraut machen. Das System teilt sich auf in: 

  • Das Board: Pro Projekt legen Sie ein Board an und geben diesem einen passenden Namen. Auf dem Trello-Board sammeln Sie Ideen, verwalten Ihre Aufgaben, markieren, was erledigt ist, und weisen dem jeweils Zuständigen ein To-do zu.  
  • Listen: Innerhalb des Boards können Sie Listen anlegen. Grundsätzlich unendlich viele; empfehlenswert ist es aber, sich auf maximal vier bis sechs zu beschränken, um den Überblick zu behalten. Die Listen stehen stellvertretend für die einzelnen Projektabschnitte, beispielsweise für: 
  • Ideen 
  • To-dos (zu erledigende Aufgaben) 
  • Doing (Aufgaben in Arbeit) 
  • Done (erledigte Aufgaben) 
  • Karten: Eine Ebene tiefer finden sich die Karten des Boards. Jede Liste enthält mehrere Karten. Auf jeder Karte steht eine Aufgabe bzw. Idee. Auf den Karten können Sie Deadlines festhalten und für die Aufgaben benötigte Anhänge verlinken. Außerdem können Sie das auf der Karte vermerkte To-do in beliebig viele Einzelschritte aufsplitten und abgeschlossene Teilschritte abhaken. Damit haben Sie auch gleich eine praktische Checkliste für Ihre Aufgaben. 

Projekte mit Trello in fünf Schritten organisieren 

Wie organisieren Sie mit Trello nun konkret Ihre Projekte? Wenn Ihr Team diesen Online-Dienst das erste Mal nutzt, gehen Sie am besten in fünf Schritten vor.   

  1. Board erstellen: Erstellen Sie ein Trello-Board für das aktuelle Projekt. 
  2. Listen hinzufügen: Teilen Sie Ihr Projekt in sinnvolle Projektschritte auf und legen Sie für diese jeweils eine Liste an. Nutzen Sie Trello zum Beispiel für das Content Marketing, könnten die Listen „Ideen“, „In Arbeit“, „In Korrektur“ und „Veröffentlicht“ heißen. So stellen Sie mithilfe der Listen dar, welchen Produktionsstatus der zu erstellende Content gerade aufweist. 
  3. Karten hinzufügen: Was muss innerhalb einer Liste alles erledigt werden? Brechen Sie auf einzelne To-dos herunter und legen Sie für diese Karten an. Auf der Liste „In Arbeit“ könnten sich beispielsweise folgende Karten finden: „Recherche“, „Textaufbau erstellen“, „Text schreiben“, „Feinschliff“ und „Bilder ergänzen“. 
  4. Team erstellen: Fügen Sie schließlich Ihre Teammitglieder hinzu. Jeder sollte sich daraufhin seine Aufgaben zuweisen. So können Sie die Zuständigkeiten im Anschluss auf den jeweiligen Karten sehen. Jeder weiß dann tagesaktuell, wer gerade woran arbeitet. 
  5. Karten verschieben: Ihre eigentliche Arbeit mit Trello beginnt mit dem Verschieben der Karten von einer Liste zur anderen. Wenn Sie ein To-do erledigt haben, verschieben Sie dieses in die „Done“-Liste. Durch das Verschieben der Karten bekommen Sie täglich aufgezeigt, was Sie alles abgearbeitet haben und wie weit Ihr Projekt fortgeschritten ist. 

Vorteile und Nachteile eines Trello-Boards

Falls Sie unsicher sind, ob sich der Einsatz eines Trello-Boards für Sie lohnt, wägen Sie für sich die folgenden Vor- und Nachteile im Detail ab: 

Vorteile von Trello: 

  • Intuitive Bedienbarkeit: Trello hat keine hohen Einstiegshürden, sondern ist recht intuitiv bedienbar. Sie brauchen keine umfangreiche Einarbeitung oder ein Studium komplexer Bedienungsanleitungen, sondern können sofort starten – „Learning by Doing“ sozusagen.  
  • Visuelles Tool: Das Tool ist mit seinen Listen, Karten und Boards visuell sehr attraktiv und gut strukturiert. Visuellen Menschen wird die Arbeit mit Trello viel Vergnügen bereiten. Außerdem macht Trello die einzelnen Zwischenschritte äußerst transparent.  
  • Flexibel einsetzbar: Sie können mit Trello zahlreiche unterschiedliche Projekte organisieren. Es gibt keinen vorgeschriebenen Plan, sondern Sie als Projektverantwortlicher entscheiden, wie Sie Ihr Projekt mit Trello aufbauen wollen.  
  • Kostengünstiger Einstieg: Trello startet in der Basisversion mit einer kostenlosen Nutzung und ist auch mit einigen Zusatzoptionen ein sehr günstiges Projektmanagement-Tool. Dieser Vorteil macht es vor allem für Selbstständige und kleine Unternehmen attraktiv. 
  • Aktualität: Als cloudbasiertes Tool bleiben die Daten dank permanenter Synchronisation stets aktuell, auch wenn mehrere Personen zur gleichen Zeit mit dem Board arbeiten. Der Datenabgleich erfolgt in engen zeitlichen Abständen und vermeidet dadurch Missverständnisse beim Status der offenen und erledigten To-dos. Ein gutes Tool für Unternehmen, die ein eher frei organisiertes New Work praktizieren.  

Nachteile von Trello: 

  • Fehlende Kommunikationsmöglichkeit: Das Visualisieren von To-dos klappt mit Trello gut, doch für mögliche Rückfragen bietet das Tool keine Lösung. Hier sind Sie auf zusätzlichen E-Mail-Schriftverkehr oder eine Chatmöglichkeit, z. B. über Slack, angewiesen. 
  • Für größere Projekte nicht geeignet: Trello ist eher für kleinere bis mittlere Projekte geeignet. Haben Sie ein umfangreiches Projekt mit sehr vielen Zwischenschritten, ist die Nutzung von Trello zwar möglich, jedoch wird die Arbeit in diesem Fall schnell unübersichtlich.  

Trello: Funktioniert das auch für Sie? 

Insgesamt ist Trello ein durchdachtes Collaboration-Tool, mit dem Sie viele Projektabläufe anschaulich visualisieren können. Ähnlich wie beim Kanban-Board können Sie Ihren Kollegen auf einen Blick live am Board in Trello zeigen, welche Aufgaben Sie gerade erledigt haben und was als Nächstes ansteht. Das verschafft Ihnen eine große Transparenz und Effizienz in der Teamarbeit. Denn Informationen, die sonst nur im persönlichen E-Mail-Postfach oder auf dem eigenen PC liegen, werden mithilfe von Trello für alle im Team sichtbar gemacht. 

Ob es für Sie funktioniert, hängt vor allem von Ihren konkreten Vorhaben ab. Je komplexer das Projekt, umso eher stößt Trello an seine Grenzen. Für kleine bis mittelgroße Projekte kann es aber ein solider kostenloser bis kostengünstiger Einstieg ins agile Projektmanagement sein. 

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