Ein BEM-Gespräch führen – So gelingt die betriebliche Eingliederung

BEM-Gespräch führen

Wenn ein Mitarbeiter krankheitsbedingt für längere Zeit ausgefallen ist und wieder im Unternehmen Fuß fassen soll, verlangt der Gesetzgeber ein betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM). Hierzu zählt auch das Angebot des Arbeitgebers, ein sogenanntes „BEM-Gespräch“ mit dem betroffenen Mitarbeiter zu führen. Dies ist jedoch kein Selbstläufer. Unsicherheiten und Ängste der Betroffenen bilden eine nicht ganz einfache Ausgangslage für eine erfolgreiche Eingliederung des Mitarbeiters, weiß Katharina Maier, Dozentin für betriebliches Gesundheitsmanagement (BGM) und BEM bei karriere tutor®. Mit Beispielen aus ihrer eigenen praktischen Erfahrung zeigt sie Ihnen in diesem Beitrag auf, wie Sie durch ein BEM-Gespräch eine vertrauensbasierte betriebliche Eingliederung fördern können.

 

Die Ausgangslage und das Ziel des BEM-Gesprächs

Ist ein Mitarbeiter innerhalb von 12 Monaten sechs Wochen am Stück oder wiederholt insgesamt sechs Wochen arbeitsunfähig, ist der Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet, mit dem betroffenen Arbeitnehmer das Gespräch zu suchen, um eine betriebliche Eingliederung anzustoßen (§ 167 Abs. 2 Satz 1 SGB IX). Willigt der Betroffene ein, kann ein BEM und damit die entsprechenden Gespräche in Angriff genommen werden. Die Ausgangslage für ein BEM-Gespräch – also ein Gespräch zur betrieblichen Eingliederung – kann dabei von Fall zu Fall sehr unterschiedlich sein.

Das Ziel des BEM-Gesprächs bzw. der BEM-Gespräche sollte immer sein, eine gesundheitsgerechte Wiederaufnahme der Arbeitstätigkeit des erkrankten Mitarbeiters nachhaltig zu gewährleisten.

 

Der Ablauf eines BEM-Gesprächs und die entscheidenden Erfolgsfaktoren

Der Ablauf eines BEM-Gesprächs lässt sich in verschiedene Phasen unterteilen – angefangen bei der Vorbereitung und dem Einstieg über die Erfassung der Situation bis hin zur konkreten Problemlösung und Nachbereitung. Hierbei zeigt Ihnen die Expertin Katharina Maier jeweils die wichtigsten Fragestellungen, die zu klärenden Punkte sowie die entscheidenden Erfolgsfaktoren auf:

Vorbereitung und Einladung

Der Gesprächspartner sollte vor Gesprächsbeginn bekannt sein, damit der betroffene Mitarbeiter weiß, mit wem er es zu tun hat. So vermeiden Sie auch Berührungsängste.

Erwähnen Sie in der Einladung, dass eine Begleitperson bei vorheriger Ankündigung gerne mitgebracht werden darf. Dabei kann es sich sowohl um eine betriebsinterne Person handeln – etwa ein vertrauter Kollege oder ein Betriebsratsangehöriger – als auch um einen Familienangehörigen. In manchen Fällen kann die Begleitperson sehr hilfreich sein, zum Beispiel dafür, dass sich der Mitarbeiter überhaupt traut, das Gesprächsangebot anzunehmen.

Sorgen Sie räumlich und menschlich für eine angenehme Gesprächsatmosphäre. Der Raum sollte freundlich, hell, aufgeräumt, nicht zu warm und nicht zu kalt und vor allem störungsfrei sein.

Da Sie wichtige Punkte, die im BEM-Gespräch erörtert wurden, protokollieren sollten, überlegen Sie sich am besten vorab, wie Sie die Gesprächs- und Protokollführung vereinbaren können. Denn Sie sollten unbedingt vermeiden, während des Gesprächs die ganze Zeit zu schreiben. Vielleicht hilft Ihnen eine Protokollvorlage, die Sie zum BEM-Gespräch mitbringen.

Als BEM-Berater sollten Sie zudem ausgeprägte soziale Kompetenzen mitbringen. Hierzu zählen vor allem Empathie sowie die Fähigkeit zur Abgrenzung, aber auch Beratungskompetenz. Denn einerseits ist es für das BEM-Gespräch unglaublich wichtig, dass Sie empathisch sind und Fingerspitzengefühl gegenüber dem Mitarbeiter zeigen. Andererseits müssen Sie sich im Gespräch bewusst machen, dass Sie kein Psychologe sind, der den betroffenen Arbeitnehmer therapieren soll. Sie müssen daher die Fähigkeit besitzen, sich abzugrenzen. „Im BEM-Gespräch kann es mitunter sehr emotional werden, zum Beispiel wenn schlimme persönliche Schicksalsschläge offengelegt werden“, gibt BEM-Dozentin Katharina Maier zu bedenken und empfiehlt daher: „Damit Sie sich selbst emotional schützen können, ist Abgrenzung eine wichtige Kompetenz, die ein BEM-Berater im Idealfall mitbringen sollte. Wenn Sie keine Erfahrung in professioneller Gesprächsführung und Beratung haben, hilft – neben einer Weiterbildung im betrieblichen Eingliederungsmanagement –   auch das Üben und Simulieren solcher Gesprächssituationen. Wichtig dafür sind eine gute Gesprächsvor- und -nachbereitung sowie die Berücksichtigung der folgenden Erfolgsfaktoren des BEM-Gesprächs.“

 

Einstieg – Informieren über die Grundlagen des BEM

Für den Einstieg in das Eingliederungsgespräch sollten Sie die meiste Zeit aufwenden. Hier legen Sie den Grundstein für eine offene und vertrauensvolle Kommunikation und Zusammenarbeit mit dem betroffenen Mitarbeiter. Wie Sie das am besten machen? Achten Sie sowohl im Gespräch selbst als auch im Gesprächsprotokoll auf positive und wertschätzende Formulierungen.

Bedenken Sie, dass der Eingeladene für längere Zeit nicht im Unternehmen war und ggf. mit gewissen Unsicherheiten und Ängsten zu Ihnen kommt. Daher ist es erst einmal wichtig, dass Sie durch einen „leichten“ Einstieg eine angenehme Gesprächsatmosphäre schaffen.

Danach legen Sie die gesetzlichen Grundlagen des betrieblichen Eingliederungsmanagements dar. Klären Sie den Mitarbeiter über seine Datenschutzrechte und Ihre Schweigepflicht auf. Legen Sie ihm klar dar, was in die Personalakte kommt und was nicht. Verdeutlichen Sie, dass Sie im Rahmen Ihrer Schweigepflicht nach dem Gespräch nicht zum Vorgesetzen des Mitarbeiters oder zur Geschäftsleitung gehen und Inhalte des Gesprächs preisgeben werden.

Die vollständige Aufklärung über den Datenschutz und die Schweigepflicht im BEM sorgt für Transparenz und schafft Vertrauen. Tiefer einsteigen in dieses Thema können Sie zum Beispiel mit dem Artikel vom Bund-Verlag oder indem Sie Ihren Rechtsberater persönlich fragen.

Gehen Sie außerdem auf Ihre Rolle sowie die verschiedenen Möglichkeiten im Rahmen des BEM, aber auch auf Ihre Grenzen ein. So wecken Sie keine falschen Erwartungen und vermeiden Enttäuschungen. Eine transparente Kommunikation ist die Grundvoraussetzung für ein offenes, vertrauensvolles BEM-Gespräch, in dem Lösungen gefunden werden können. Folgende Fragestellungen helfen Ihnen beim Einstieg:

a) Was ist Ihre Aufgabe im BEM-Gespräch sowie im betrieblichen Eingliederungsprozess insgesamt?

b) Was sind Ihre Möglichkeiten, mit denen Sie als BEM-Berater den Betroffenen unterstützen können?

c) Was können Sie NICHT leisten?

d) Klare Absprachen wie zum Beispiel: „Wenn Sie damit einverstanden sind, werde ich mit dem Vorgesetzen/Kollegen sprechen, um eine Lösung für Ihre Situation am Arbeitsplatz zu finden.“

 

Hauptteil – Von der Situationserfassung bis zur Problemlösung

Wenn Grundsätzliches und die Rahmenbedingungen des BEM-Gesprächs geklärt sind, können Sie zur Situationserfassung kommen, um sich von dort aus Stück für Stück an die Problemlösung heranzuarbeiten. Klären Sie im Hauptteil zunächst, was überhaupt der Grund für den Arbeitsausfall war, und knüpfen Sie dort an, um auf geradem Weg zur Problemlösung zu kommen.

Folgende Fragestellungen helfen Ihnen dabei weiter:

  • Was sind die gesundheitlichen Einschränkungen/die konkreten Belastungen des Mitarbeiters am Arbeitsplatz?
  • Wo liegen die vorhandenen Kompetenzen des Mitarbeiters? Was ist an Leistungsfähigkeit da, was ist an Leistungsfähigkeit vielleicht auch nicht mehr da?
  • Wo können gesundheitliche Belastungen am Arbeitsplatz entstehen?
  • An welchen Stellschrauben können wir drehen, damit der Mitarbeiter seine Arbeit wieder aufnehmen kann?
  • Wo sind interne Ressourcen vorhanden, die die betriebliche Eingliederung unterstützen könnten?
  • Wo können wir Belastungen minimieren? Wo können wir Ressourcen fördern, damit eine Eingliederung gelingt?

 

Gesprächsabschluss – Zielvereinbarungen, Rückblick und Ausblick

Bis zum nächsten Gespräch sollten konkrete Ziele zur Eingliederung am Arbeitsplatz zusammen mit dem Mitarbeiter festgelegt werden. Dafür vereinbaren Sie ein Maßnahmenpaket, mit dem die Rückkehr des Mitarbeiters in den Betrieb ermöglicht wird. Definieren Sie auch Deadlines, bis wann welche Maßnahme umgesetzt werden soll. Mögliche Maßnahmen zur betrieblichen Eingliederung können etwa folgende Bereiche betreffen:

  • Gesundheitsgerechte Anpassung des Arbeitsplatzes
  • Vereinbarkeit von Familie und Beruf
  • Weiterbildung
  • Arbeitsplatzwechsel bis hin zum Berufswechsel

Rekapitulieren Sie zum Gesprächsende noch einmal das Besprochene sowie die nächsten vereinbarten Schritte bis zum Folgegespräch oder bis zur geplanten Wiederaufnahme der Arbeit durch den betroffenen Mitarbeiter.

Wenn die Umsetzung einer Maßnahme zur betrieblichen Eingliederung es erfordert, dass Sie mit Vorgesetzten des erkrankten Mitarbeiters über seine gesundheitliche Situation sprechen, klären Sie mit ihm, ob er Sie für diesen konkreten Fall von der Schweigepflicht entbindet. Dies ist eine gangbare Praxis, um den Eingliederungsprozess nicht zu blockieren, weiß Katharina Maier. Wichtig ist hierbei aber, dass Sie sich hierfür vom betroffenen Mitarbeiter eine schriftliche Entbindung von der Schweigepflicht für den konkreten Fall einholen.

 

Nachbereitung und Umsetzung der Maßnahmen nach dem Gespräch

Gehen Sie nach dem Eingliederungsgespräch in die Nachbereitung, um einerseits zu reflektieren, was gut und was schlecht gelaufen ist, und andererseits die Umsetzung der vereinbarten Maßnahmen zu planen. Als BEM-Berater ist es ebenso Ihre Aufgabe, die Maßnahmenumsetzung anzustoßen und bis zur Zielerreichung zu begleiten. Katharina Maier empfiehlt, nach einiger Zeit noch einmal zu schauen, ob die Eingliederung des Mitarbeiters erfolgreich war und ob immer noch alles gut läuft oder weitere Maßnahmen ergriffen werden müssen. So gewährleisten Sie die Nachhaltigkeit der Eingliederungsmaßnahmen.

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Über Katharina Maier 1 Artikel

„Gesundheit ist weniger ein Zustand als eine Haltung. Und sie gedeiht mit der Freude am Leben.“

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