Das Wichtigste in Kürze
Vielleicht hast du schon einmal eine Stellenanzeige gesehen, in der ein VPA, ein virtueller persönlicher Assistent, oder ein VA, ein virtueller Assistent, gesucht wird. Vielleicht hast du dich gefragt, was das genau ist und was man mitbringen muss, um sich als virtuelle Assistenz zu qualifizieren. In diesem Artikel haben wir alle relevanten Informationen von A bis Z für dich zusammengefasst. Lies weiter, wenn du mehr über einen der wohl flexibelsten Jobs der Zukunft erfahren möchtest.
Der virtuelle persönliche Assistent ist genau das, was sein Name sagt: ein persönlicher Assistent im virtuellen Raum. Wer als virtuelle Assistenz arbeitet, unterstützt also nicht vor Ort als persönliche Assistenz, sondern online, z. B. vom Home-Office aus. Die Einsatzgebiete für virtuelle persönliche Assistenten sind dabei enorm vielfältig, denn überall dort, wo Geschäftsführer, Abteilungsleiter oder auch Solo-Unternehmer Unterstützung benötigen, kann ein VPA tätig werden.
Die Zusammenarbeit erfolgt dabei vollständig digital. Man trifft sich in Online-Meeting-Räumen, teilt sich Zugänge zu gemeinsamen Tools in der Cloud und kommuniziert per Mail oder Messenger-App. Die Aufgaben der virtuellen Assistenz sind jedoch die gleichen wie bei der klassischen Assistenz.
Bei den virtuellen persönlichen Assistenten gibt es zwei Richtungen: die Allrounder und die Experten. Die einen bieten ein breites Spektrum an, die anderen konzentrieren sich auf einen oder wenige klar abgegrenzte Bereiche. Grundsätzlich ist beides denkbar und möglich, wenn du virtuelle persönliche Assistenz werden möchtest. Als VPA kannst du unter anderem folgende Aufgaben übernehmen:
Allein diese Aufzählung zeigt, wie vielfältig das Berufsbild ist. Diese Vielfalt macht es übrigens oft möglich, aus einem klassischen Job einen Online-Job zu machen, denn VAs bzw. VPAs werden in vielen Bereichen gesucht.
Ein Beispiel: Warst du bisher als Social-Media-Manager in Vollzeit vor Ort im Unternehmen tätig, kannst dies aber aufgrund deiner familiären Situation in Zukunft nicht mehr leisten, kann eine virtuelle Stelle wie diese die ideale Alternative sein. Und das, ohne Stunden zu reduzieren oder finanzielle Einbußen in Kauf zu nehmen. So kannst du dein Fachwissen weiterhin einbringen, behältst dein gewohntes Gehalt und bist durch die rein virtuelle Arbeitssituation deutlich flexibler.
Auch für Quereinsteiger lohnt sich ein Blick auf die Einstiegsmöglichkeiten als virtueller persönlicher Assistent. Wenn du deinen alten Job nicht mehr ausüben möchtest, kannst du dich bereits mit einer hochwertigen Weiterbildung zum Assistenten qualifizieren und schnell durchstarten.
Virtueller persönlicher Assistent zu werden ist einfacher, als es auf den ersten Blick scheint. Wenn du über die entsprechenden beruflichen Vorkenntnisse und Erfahrungen verfügst, kannst du wählen, wie du dich positionieren möchtest. Bist du jemand, der die Abwechslung liebt und gerne in einem breiten Feld unterstützt? Oder möchtest du als Virtual Personal Assistant mit einer bestimmten Qualifikation einsteigen, z. B. als VPA mit Schwerpunkt Online-Marketing?
Beides ist in Ordnung, aber eine Spezialisierung gibt dir ein klareres berufliches Profil und erhöht deine Chancen auf eine Anstellung. Als VPA kannst du dich auch selbstständig machen und ein eigenes Unternehmen gründen. In Online-Börsen für virtuelle Assistenten findest du eine Vielzahl potenzieller Aufträge.
Als selbstständiger virtueller Assistent, also als Freelancer, hast du die Möglichkeit, potenzielle Kunden abzulehnen, weil dir die Aufgaben nicht zusagen. Andererseits kann es auch vorkommen, dass du bei bestehenden Kunden Arbeiten übernehmen musst, die dir nicht ganz liegen.
Auf jeden Fall solltest du deinen Stundenlohn gut kalkulieren. Als Selbständiger hast du andere Kosten als ein Angestellter. Du musst für deine Krankenversicherung selbst aufkommen, du musst Krankheitszeiten selbst finanzieren, da es keine Lohnfortzahlung gibt etc. Diese Dinge müssen sich im Preis deiner Dienstleistung widerspiegeln. Außerdem musst du die Rechnung selbst ausstellen und musst nicht auf die Lohnabrechnung des Auftraggebers warten. Zudem brauchst du Zeit für die Kundenakquise. Zwar helfen dir viele Jobportale dabei, Zeit zu sparen, aber für diese Arbeit wirst du nicht bezahlt.
Entscheidest du dich für eine ortsunabhängige VPA-Stelle im Angestelltenverhältnis, hast du auch alle damit verbundenen Sicherheiten. Es gibt Lohnfortzahlung im Krankheitsfall, Kündigungsschutz, bezahlten Urlaub etc.
Der große Vorteil beider Varianten, ob selbstständig oder als Angestellter eines Unternehmens auf Distanz, liegt in der fast unvergleichlichen Flexibilität der Arbeit. Nicht wenige Menschen denken darüber nach, virtuelle persönliche Assistenz zu werden, weil sie sich ein zeitlich und räumlich unabhängigeres Leben wünschen. Das bedeutet nicht, dass jeder VPA ein digitaler Nomade ist, aber allein die Tatsache, dass man sich die Zeit und den Ort für die Erledigung seiner Aufgaben sehr flexibel einteilen kann, ist ein großer Vorteil der Telearbeit.
Welches Gehalt können virtuelle persönliche Assistenten erwarten? Grundsätzlich liegt das Gehalt in etwa auf dem Niveau eines (analogen) persönlichen Assistenten. Laut Gehaltsreport der Online-Jobbörse StepStone liegt es bei durchschnittlich 44.600 € brutto pro Jahr. Die möglichen Abweichungen nach oben und unten sind hier jedoch sehr groß und hängen vor allem mit dem Schwerpunkt zusammen. So wird ein VPA mit Schwerpunkt MS Office in der Regel häufiger gesucht, verdient aber weniger als ein spezialisierter Kollege, z. B. ein VPA mit Expertise in der Lohn- und Gehaltsabrechnung.
Je nachdem, in welchem Bereich du tätig bist, fällt dein Gehalt also etwas niedriger oder höher aus. Aber auch hier bleibst du flexibel, denn du kannst deine Spezialisierung durch gezielte Weiterbildungen jederzeit erweitern oder verändern und deine Positionierung im Laufe der Zeit anpassen.
Die Zukunftsaussichten in diesem Beruf sind hervorragend. Immer mehr Unternehmen agieren teilweise oder komplett digital, Mitarbeiter arbeiten von zu Hause aus. Es stellt sich also weniger die Frage, ob der Beruf des Virtual Personal Assistant Zukunft hat, als vielmehr, wann und wie man einsteigen möchte.
Entscheidend ist vor allem eines: Digital Literacy. Wenn du virtueller persönlicher Assistent werden und erfolgreich in diesem Beruf durchstarten willst, brauchst du ein solides digitales Know-how. Dafür musst du nicht unbedingt ein Digital Native sein – diese Digital Literacy kannst du dir auch später aneignen. Aber die Bereitschaft, dich mit digitalen Medien und modernen Formen der Online-Zusammenarbeit auseinanderzusetzen, ist tatsächlich unabdingbar. Wenn du das mitbringst, steht einer erfolgreichen Zukunft als VPA oder VA eigentlich nichts mehr im Wege.
Mit den gängigen Programmen und Tools für die Online-Zusammenarbeit wie Microsoft Teams oder Outlook solltest du vertraut sein.
Die Wege zu einer erfolgreichen Karriere als virtueller persönlicher Assistent sind vielfältig. Du hast die Möglichkeit, eine geförderte Weiterbildung in diesem Bereich zu absolvieren oder deine Kenntnisse auf den neuesten Stand zu bringen.
