Inhaltsverzeichnis

Das Wichtigste in Kürze

  • Was ist Trello: Trello ist eine webbasierte Projektmanagement-Lösung für die Einzel- und Teamnutzung zur strukturierten Verwaltung von Aufgaben und Projekten. Die Basisversion ist kostenlos nutzbar.
  • Wie ist Trello aufgebaut: Das System basiert auf Boards, Listen und Karten. Jedes Board steht für ein Projekt, Listen bilden die Projektphasen ab und Karten repräsentieren einzelne Aufgaben.
  • Für wen ist Trello geeignet: Trello eignet sich besonders für kleine bis mittelgroße Projekte und Teams, die intuitiv und visuell zusammenarbeiten möchten. Bei sehr komplexen Projekten mit vielen Zwischenschritten stößt das Tool schnell an seine Grenzen.

Trello ist ein beliebtes und kostengünstiges Online-Tool, um Projekte zu organisieren oder die Arbeit im Team zu erleichtern. Auch ein Online-Kanban-Board lässt sich mithilfe von Trello erstellen, was häufig von agilen Teams verwendet wird. Wie Trello genau funktioniert, wie du schnell mit dem Tool arbeiten kannst und für wen und wann es sich lohnt, liest du in diesem Artikel.

Was ist Trello? 

Trello ist eine webbasierte Projektmanagement-Lösung, mit der du allein oder im Team Aufgaben verwalten, priorisieren und steuern kannst. Das Tool wurde vom Unternehmen Atlassian 2011 erstmals veröffentlicht und wird heute von Millionen Nutzern verwendet. Die Basis für alle Aktivitäten ist das Board, auf dem du mit Listen und Karten arbeiten kannst.

Die Nutzung ist in der Basisversion kostenlos. Benötigst du Zusatzfunktionen, beispielsweise eine zusätzliche Kalenderfunktion, wird Trello kostenpflichtig und ist ab ca. 10 $ pro Monat und Benutzer erhältlich.

Wie ist das Board in Trello aufgebaut? 

Das Prinzip von Trello gleicht dem eines Kanban-Boards, ist jedoch rein online umgesetzt. Auch bei Trello spielt die Visualisierung, wie bei Kanban, eine entscheidende Rolle. Die Karten eines Boards visualisieren je eine Aufgabe und sorgen dafür, dass der gesamte Workflow eines Projektes im Detail jederzeit für alle Teammitglieder ersichtlich ist.

Daher können alle Teammitglieder ortsunabhängig voneinander gemeinsam dasselbe Board in Trello nutzen und schnell und effizient Projektfortschritte erzielen. So funktioniert Trello. 

Bevor du allerdings mit Trello startest, solltest du dich zunächst mit den einzelnen Bestandteilen der Plattform vertraut machen. Das System teilt sich auf in:

  • Das Board: Pro Projekt legst du ein Board an und gibst diesem einen passenden Namen. Auf dem Trello-Board sammelst du Ideen, verwaltest deine Aufgaben, markierst, was erledigt ist, und weist dem jeweils Zuständigen ein To-do zu.
  • Listen: Innerhalb des Boards kannst du Listen anlegen. Grundsätzlich unendlich viele; empfehlenswert ist es aber, sich auf maximal vier bis sechs zu beschränken, um den Überblick zu behalten. Die Listen stehen stellvertretend für die einzelnen Projektabschnitte, beispielsweise für: Ideen, To-dos (zu erledigende Aufgaben), Doing (Aufgaben in Arbeit), Done (erledigte Aufgaben).
  • Karten: Eine Ebene tiefer finden sich die Karten des Boards. Jede Liste enthält mehrere Karten. Auf jeder Karte steht eine Aufgabe bzw. Idee. Auf den Karten kannst du Deadlines festhalten und für die Aufgaben benötigte Anhänge verlinken. Außerdem kannst du das auf der Karte vermerkte To-do in beliebig viele Einzelschritte aufsplitten und abgeschlossene Teilschritte abhaken. Damit hast du auch gleich eine praktische Checkliste für deine Aufgaben. 

Projekte mit Trello in fünf Schritten organisieren 

Wie organisierst du mit Trello nun konkret deine Projekte? Wenn dein Team diesen Online-Dienst das erste Mal nutzt, gehst du am besten in fünf Schritten vor.

  1. Board erstellen: Erstelle ein Trello-Board für das aktuelle Projekt. 
  2. Listen hinzufügen: Teile dein Projekt in sinnvolle Projektschritte auf und lege für diese jeweils eine Liste an. Nutzt du Trello zum Beispiel für das Content-Marketing, könnten die Listen „Ideen", „In Arbeit", „In Korrektur" und „Veröffentlicht" heißen. So stellst du mithilfe der Listen dar, welchen Produktionsstatus der zu erstellende Content gerade aufweist. 
  3. Karten hinzufügen: Was muss innerhalb einer Liste alles erledigt werden? Brich auf einzelne To-dos herunter und lege für diese Karten an. Auf der Liste „In Arbeit" könnten sich beispielsweise folgende Karten finden: „Recherche", „Textaufbau erstellen", „Text schreiben", „Feinschliff" und „Bilder ergänzen". 
  4. Team erstellen: Füge schließlich deine Teammitglieder hinzu. Jeder sollte sich daraufhin seine Aufgaben zuweisen. So kannst du die Zuständigkeiten im Anschluss auf den jeweiligen Karten sehen. Jeder weiß dann tagesaktuell, wer gerade woran arbeitet. 
  5. Karten verschieben: Deine eigentliche Arbeit mit Trello beginnt mit dem Verschieben der Karten von einer Liste zur anderen. Wenn du ein To-do erledigt hast, verschiebst du dieses in die „Done"-Liste. Durch das Verschieben der Karten bekommst du täglich aufgezeigt, was du alles abgearbeitet hast und wie weit dein Projekt fortgeschritten ist. 

Vorteile und Nachteile eines Trello-Boards

Falls du unsicher bist, ob sich der Einsatz eines Trello-Boards für dich lohnt, wäge für dich die folgenden Vor- und Nachteile im Detail ab:

Vorteile von Trello

  • Intuitive Bedienbarkeit: Trello hat keine hohen Einstiegshürden, sondern ist recht intuitiv bedienbar. Du brauchst keine umfangreiche Einarbeitung oder ein Studium komplexer Bedienungsanleitungen, sondern kannst sofort starten – „Learning by Doing" sozusagen. 
  • Visuelles Tool: Das Tool ist mit seinen Listen, Karten und Boards visuell sehr attraktiv und gut strukturiert. Visuellen Menschen wird die Arbeit mit Trello viel Vergnügen bereiten. Außerdem macht Trello die einzelnen Zwischenschritte äußerst transparent. 
  • Flexibel einsetzbar: Du kannst mit Trello zahlreiche unterschiedliche Projekte organisieren. Es gibt keinen vorgeschriebenen Plan, sondern du als Projektverantwortliche oder Projektverantwortlicher entscheidest, wie du dein Projekt mit Trello aufbauen möchtest. 
  • Kostengünstiger Einstieg: Trello startet in der Basisversion mit einer kostenlosen Nutzung und ist auch mit einigen Zusatzoptionen ein sehr günstiges Projektmanagement-Tool. Dieser Vorteil macht es vor allem für Selbstständige und kleine Unternehmen attraktiv. 
  • Aktualität: Als cloudbasiertes Tool bleiben die Daten dank permanenter Synchronisation stets aktuell, auch wenn mehrere Personen zur gleichen Zeit mit dem Board arbeiten. Der Datenabgleich erfolgt in engen zeitlichen Abständen und vermeidet dadurch Missverständnisse beim Status der offenen und erledigten To-dos. Ein gutes Tool für Unternehmen, die ein eher frei organisiertes New Work praktizieren.

Nachteile von Trello

  • Fehlende Kommunikationsmöglichkeit: Das Visualisieren von To-dos klappt mit Trello gut, doch für mögliche Rückfragen bietet das Tool keine Lösung. Hier bist du auf zusätzlichen E-Mail-Schriftverkehr oder eine Chatmöglichkeit, z. B. über Teams, angewiesen. 
  • Für größere Projekte nicht geeignet: Trello ist eher für kleinere bis mittlere Projekte geeignet. Hast du ein umfangreiches Projekt mit sehr vielen Zwischenschritten, ist die Nutzung von Trello zwar möglich, jedoch wird die Arbeit in diesem Fall schnell unübersichtlich.

Trello: Funktioniert das auch für dich? 

Insgesamt ist Trello ein durchdachtes Collaboration-Tool, mit dem du viele Projektabläufe anschaulich visualisieren kannst. Ähnlich wie beim Kanban-Board kannst du deinen Kolleginnen und Kollegen auf einen Blick live am Board in Trello zeigen, welche Aufgaben du gerade erledigt hast und was als Nächstes ansteht. Das verschafft dir eine große Transparenz und Effizienz in der Teamarbeit. Denn Informationen, die sonst nur im persönlichen E-Mail-Postfach oder auf dem eigenen PC liegen, werden mithilfe von Trello für alle im Team sichtbar gemacht.

Ob es für dich funktioniert, hängt vor allem von deinen konkreten Vorhaben ab. Je komplexer das Projekt, desto eher stößt Trello an seine Grenzen. Für kleine bis mittelgroße Projekte kann es aber ein solider, kostenloser bis kostengünstiger Einstieg ins agile Projektmanagement sein.