Home-Office einrichten – So arbeiten Sie am besten von zu Hause aus

Das Coronavirus zwingt Beschäftigte weltweit ins Home-Office. Nun muss kurzerhand reagiert werden. Bei karriere tutor® gehörte arbeiten und weiterbilden in den eigenen vier Wänden von Anfang an zum Konzept. Unsere technische Ausstattung für Mitarbeiter wie für Teilnehmer ist seit über fünf Jahren erprobt und unser Teamwork eingespielt im digitalen Arbeiten. Wie Sie sich schnell und einfach Ihr Home-Office einrichten und was Ihnen hilft, produktiv von zu Hause aus zu arbeiten, erfahren Sie in diesem Beitrag.

 

Die Must-haves und Nice-to-haves der Ausstattung

Bei der technischen Einrichtung Ihres Home-Offices gilt es zu unterscheiden zwischen Must-haves und Nice-to-haves. Was nötig ist und was nett wäre, hängt natürlich stark von Ihrem Job ab. Klar – ein Mediendesigner oder technischer Zeichner braucht eine andere Home-Office-Ausstattung als ein Projektmanager oder Buchhalter. Dennoch gibt es für Bürojobs natürlich allgemeine Must-haves:

Technik-Must-haves

Für die notwendige technische Ausstattung Ihres fest eingerichteten Home-Office-Arbeitsplatzes ist Ihr Arbeitgeber zuständig. Dies sieht die Arbeitsstättenverordnung so vor. Der darin als Telearbeitsplatz bezeichnete Home-Office-Arbeitsplatz unterliegt genauso dem in Deutschland geltenden Arbeitsschutz wie der übliche Büroarbeitsplatz.

  • Laptop

Für das Home-Office ist der Laptop eindeutig die beste Lösung unter den PCs. Ihr Arbeitgeber sollte Ihnen einen Laptop zur Verfügung stellen. Der firmeneigene IT-Support hat die notwendige Software in der Regel bereits vorinstalliert oder Sie können darauf online zugreifen.

 

  • Telefon/Smartphone

Auch das Telefon oder Smartphone für das Telefonieren mit Kollegen, Kunden oder Dienstleistern gehört zur Grundausstattung Ihres Heimarbeitsplatzes. Sie sollten ein Telefon haben, das für das Telefonieren über Internet nutzbar ist.

 

Technische Nice-To-Haves

  • Headset

Für virtuelle Meetings und Skype-Calls ist ein Headset sehr empfehlenswert. Gerade wenn aufgrund der Schulschließungen die Kinder zu Hause rumtoben und es etwas lauter werden kann, sollten Sie ein Headset einsetzen.

 

  • WLAN-Verstärker

Wohnen Sie in einem mehrstöckigen Haus und Ihr WLAN-Router befindet sich im Erdgeschoss, während Sie im Dachgeschoss arbeiten, lohnt es sich, einen WLAN-Verstärker anzuschaffen. Diesen platzieren Sie auf halber Strecke zwischen Router und Laptop, damit Sie an Ihrem Telearbeitsplatz besseren Empfang haben.

 

  • Ggf. zweiter Bildschirm, je nach Tätigkeit

Ein zweiter Bildschirm erleichtert die Arbeit im Home-Office ungemein. Für manche Berufe wie Grafiker, Designer und Programmierer mag dieser sogar unerlässlich sein. Die Vorteile eines zweiten Bildschirms sind:

  1. Sie können an einem größeren Bildschirm besser lesen und arbeiten als an dem relativ kleinen Laptop-Bildschirm.
  2. Sie können sich den Bildschirm in Bezug auf Höhe und Winkel optimal ausrichten, sodass Sie keine Verspannungen bekommen.
  3. Sie können mit zwei Programmen gleichzeitig arbeiten. Dadurch können Sie etwa Inhalte per „Drag and Drop“ einfach von einem zum anderen Bildschirm und Programm ziehen oder Inhalte aus zwei unterschiedlichen Dokumenten schnell vergleichen.

 

  • IT-Support: Auch im Home-Office müssen Sie nicht auf den IT-Support Ihres Unternehmens verzichten. Per Teamviewer können Sie sich direkt am Bildschirm von den IT-Kollegen helfen lassen. Hierbei handelt es sich um eine kleine Software, die Sie sich auf Ihrem PC installieren. Dem IT-Support geben Sie dann Ihre Teamviewer-ID und Ihr Passwort durch und schon kann er sich auf Ihrem PC einwählen und Ihnen bei Ihrem Problem weiterhelfen.

 

Möbel

Kurzfristig reicht natürlich auch ein einfacher Tisch und Stuhl für das Arbeiten von zu Hause aus. Planen Sie jedoch, längerfristig oder sogar dauerhaft im Home-Office zu arbeiten, sollten Sie sich mit einem bequemen Bürostuhl sowie bestenfalls auch mit einem höhenverstellbaren Schreibtisch ausstatten (lassen). Was Sie hierbei konkret beachten sollten, lesen Sie am besten in unserem Beitrag Arbeitsschutz im Home-Office.

 

IT-Sicherheit

  • Updates

Führen Sie – sofern dies nicht von Ihrer IT ferngesteuert wird – immer die empfohlenen PC-Updates durch. Dadurch bringen Sie Ihre Programme auf den neusten Stand. Das ist zum einen wichtig, weil Sie nur so neue Funktionalitäten nutzen können, die die Anwendung verbessern oder effizienter machen. Zum anderen werden durch Updates vorhandene Sicherheitslücken geschlossen und somit die IT-Sicherheit im Home-Office erhöht.

 

  • Verschlüsselung

Verbinden Sie Ihren Laptop mit dem firmeneigenen VPN (virtuelles privates Netzwerk): Ihre IT wird Ihnen, wenn Sie ins Home-Office ziehen, ein VPN zur Verfügung stellen. Verbinden Sie Ihren PC bzw. Laptop damit. Es handelt sich hierbei um eine verschlüsselte Internetverbindung, die Ihre gesamte interne Kommunikation, die Sie von zu Hause ausführen, verschlüsselt.

Ebenso ist es ratsam, darauf zu achten, den Datentransfer zu verschlüsseln: Mit Tools wie WeTransfer können Sie besonders sensible Daten – wie personenbezogene Daten – sicher an Kollegen versenden.

 

  • Datenspeicherung

Speichern Sie Ihre Arbeitsdateien nicht direkt auf Ihrem Laptop ab, sondern verwenden Sie die Ordnerstruktur Ihres Firmennetzwerkes. Cloud-Dienste wie Dropbox und Google Drive bieten eine schnelle und sichere Möglichkeit, Ihre Dokumente abzuspeichern und für Kollegen zugänglich zu machen.

 

Teamwork und Kommunikation

Das Home-Office technisch einrichten – schön und gut. Aber wie arbeitet man als Team am besten zusammen – jeder für sich von zu Hause aus? Leiden darunter nicht die Kommunikation und das soziale Miteinander, wenn alles nur noch digital läuft? Dies sind in der Tat die häufigsten Fragen, die uns als erfahrene Heimarbeiter gestellt werden, wenn wir Freunden und Bekannten von unserer Arbeit erzählen.

Hierzu möchten wir Ihnen aus unserer persönlichen Erfahrung heraus folgende Tipps geben:

  • Face-to-Face-Kommunikation

Skypen statt anrufen: In Situationen, in denen Sie früher im Büro zum Hörer gegriffen haben, um schnell etwas mit einem Kollegen in einem anderen Büro oder an einem anderen Standort zu klären, sollten Sie nun standardmäßig die Face-to-Face-Kommunikation vorziehen. Ob Sie dafür MS Teams, Skype for Business oder ein anderes Videokonferenztool nutzen, ist egal. Hauptsache, Sie sprechen von Angesicht zu Angesicht. Wenn sich dies bei Ihnen im Unternehmen eingebürgert hat, vermeiden Sie Missverständnisse und sonstige Kommunikationsprobleme, die sich durch die rein schriftliche Kommunikation schnell ergeben können.

 

  • Unternehmenschat

Was man sich vorher im Büro mal eben zugerufen oder im Flur oder in der Kantine besprochen hat, funktioniert am Schreibtisch daheim am besten mit dem Messenger. Größere Unternehmen haben in der Regel bereits ein Messenger-Programm. Aber auch kleinere Firmen können von diesem schnellen Kommunikationskanal kurzfristig Gebrauch machen. Tools wie Slack, Skype for Business oder Microsoft Teams helfen Ihnen dabei, sich schnell mit einem Kollegen austauschen.

Ob im Chat wie im E-Mail-Verkehr Smileys eingesetzt werden, ist ebenso eine Frage der Unternehmenskultur wie eine Entscheidung jedes Einzelnen. Wenn man sich nicht im Büro sieht und gerade auch dann, wenn man den Kollegen am anderen Ende nicht so gut kennt, können Smileys jedoch dabei helfen einzuschätzen, ob die allgemeine Stimmung gut ist oder eher schlecht. 😉

 

  • Pünktlichkeit

Halten Sie bei Calls und Video-Meetings die verabredeten Zeiten ein. Pünktlichkeit ist ein Gebot des Respekts und der Rücksichtnahme fürs Teamwork – ob Home-Office oder nicht.

 

  • Arbeitszeiten und Abwesenheiten

Kommunizieren Sie klar und im Voraus Ihre Arbeitszeiten sowie Ihre Abwesenheiten und tragen Sie Letztere in den Teamkalender ein. Wenn Sie Ihren Kollegen nicht mehr täglich im Büro begegnen, wissen diese auch nicht, wann Sie im Büro sind und wann nicht. Daher ist es umso wichtiger, dass Sie sich mit Vorgesetzten und Kollegen klar abstimmen, wann Sie erreichbar sind.

 

  • Mitarbeiterplattform/Intranet

Nutzen Sie – falls vorhanden – verstärkt das Intranet als Informationsquelle für Ihre Aufgaben und Projekte. Es hilft Ihnen, sich im Unternehmen zu orientieren: Wer ist für was zuständig? Wer könnte Ihnen bei Ihren Fragen weiterhelfen? Wie erreiche ich diesen Kollegen am besten?

 

  • In Teammeetings Bildschirm teilen

Wenn Sie ein Teammeeting per Videokonferenz halten, nutzen Sie doch die Gelegenheit, Ihre jeweiligen Arbeitsfortschritte am Bildschirm zu zeigen. Eigentlich jedes Tool bietet hierfür eine Bildschirm-teilen-Funktion an. So wird für jedes Teammitglied sichtbar und leichter verständlich, wer gerade an welchem Projekt arbeitet. Projektmanagement-Tools wie Asana oder Trello können Sie hierbei noch besser unterstützen.

 

Organisation im Home-Office

Im Home-Office muss man sich zwangsläufig etwas anders organisieren als im Firmenbüro, noch dazu wenn wegen der aktuellen Corona-Krise Kinder zu Hause sind. Hier ist viel Eigenständigkeit und -initiative Ihrerseits gefragt. Wie Sie am besten von zu Hause aus arbeiten können, müssen Sie selbst für sich herausfinden. Diese Punkte können Ihnen dabei helfen:

  • Fokus auf die Arbeit

Im Home-Office kann man schnell mal in Versuchung geraten, während der Arbeitszeit nebenbei die Hausarbeit erledigen zu wollen. Dennoch sollten Sie sich hiervon nicht ablenken lassen, sondern sich auf die Arbeit fokussieren. Wenn Sie einen Hang zum Perfektionismus haben, schauen Sie am besten woanders hin, wenn Sie am Wäscheberg vorbeigehen. 😉

 

  • Routinierter Tagesablauf

Ein routinierter Tagesablauf hilft Ihnen, schnell in das Arbeiten im Home-Office reinzukommen. Also am besten genau wie vorher: Wecker stellen und zur gewohnten Zeit aufstehen und fertig machen, so als ob Sie ins Büro gehen würden.

 

  • Arbeitszeiten im Blick behalten

Sie arbeiten normalerweise nach der Stechuhr oder sind es gewohnt, Ihre Arbeitszeiten auf andere Weise zu erfassen? Auch im Home-Office und wenn Sie in Ihrem Unternehmen Vertrauensarbeitszeit haben, ist es sinnvoll, Ihre Arbeitszeiten im Blick zu behalten. Denn das Arbeitsrecht gilt im Home-Office genauso wie im Büro. Außerdem kann es manch einem dabei helfen, mit der Arbeitszeit bewusster umzugehen.

 

  • Kinder wegen Coronavirus zu Hause?

Wenn Sie wegen der Schulschließungen aktuell Ihre Kinder zu Hause haben und nebenbei betreuen müssen, hier ein paar Tipps:

  • Wochenplan gemeinsam mit den Kindern erstellen (Wann machen wir was?)
  • Festen Tagesablauf mit Hausaufgabenzeiten, Mittagspause und Spielzeiten festlegen und mit den Kindern besprechen
  • Von Lehrern empfohlene Lern-Apps und Internetseiten für Schulkinder, die Spaß machen nutzen wie z. B. App „Anton“ oder schlaukopf.de

 

Gesundheit und Soziales

Gesundheitsbezogene Anforderungen an Ihren Telearbeitsplatz sollten eingehalten werden. Dafür ist auch Ihr Arbeitgeber mitverantwortlich. Auch auf den sozialen Umgang mit Kollegen müssen Sie im Home-Office nicht verzichten. Achten Sie besonders auf diese drei Aspekte, wenn Sie von zu Hause aus arbeiten:

  • Pausen machen

Planen Sie kurze Pausen und auch eine feste Mittagspause ein und halten Sie sie auch ein. Es hilft weder Ihnen noch Ihrem Arbeitgeber, wenn Sie jeden Tag ohne Pause durcharbeiten. Manche neigen dazu, eher im Home-Office ein schlechtes Gewissen zu bekommen, wenn sie Pausen machen, als wenn sie im Büro mit Kollegen einen Kaffee trinken gehen. Außerdem sieht das Arbeitsrecht auch Pausenzeiten vor.

 

  • Pausen nutzen

Nutzen Sie die Pausen, wenn möglich dazu, an die frische Luft zu gehen. Die Bewegung tut gut und Sie können hinterher umso konzentrierter arbeiten.

 

  • Zeit für Kollegen nehmen

Den Plausch mit Kollegen können Sie übrigens auch vom Home-Office aus beibehalten. Verabreden Sie sich doch einfach mal mit Ihren Kollegen in einem Web-Raum (z. B. Zoom) – und vergessen Sie den Becher Kaffee nicht. 😉

 

Dresscode im Home-Office?

Sie fragen sich, welcher Dresscode im Home-Office gilt? Wenn Sie Videokonferenzen oder Online-Meetings haben, kleiden Sie sich an diesen Tagen am besten so, als würden Sie ins Büro gehen. So zeigen Sie Ihren Vorgesetzen, Kollegen oder auch Kunden, dass Sie auch im Home-Office Ihre Arbeit mit der gewohnten Professionalität und Seriosität angehen. Abgesehen davon kann es auch für Sie persönlich eine Hilfestellung sein, wenn Sie den gewohnten Arbeitsstil auf zu Hause zu übertragen. So fällt Ihnen die Umstellung leichter.

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