Das Kanban Board – So machen Sie Ihre Arbeit sichtbar und verbessern die Teamarbeit

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Das Kanban-Board ist ein Hilfsmittel, um die Arbeit im Team zu veranschaulichen und Arbeitsabläufe in Echtzeit sichtbar zu machen. Teams, die gemeinsam an einem Projekt arbeiten, hilft es, auf einen Blick den Projektfortschritt zu sehen und den Überblick darüber zu behalten, wer gerade welche Aufgaben erledigt und welche Aufgaben noch bearbeitet werden müssen. So können Aufstauungen, Doppelarbeiten oder Leerläufe vermieden werden und die Teamarbeit wird um ein Vielfaches effizienter.

 

Ursprung und Verwendung des Kanban-Boards

„Kanban“ ist japanisch und steht für „Signalkarte“. Die Methode wurde in den Vierziger Jahren von dem japanischen Automobilhersteller Toyota entwickelt, um die komplexen Prozesse der Autoproduktion im Sinne eines Lean Managements effizient zu gestalten.

Seinen Ursprung fand die Methode also im technischen Umfeld. Aber heute wird Kanban als agile Arbeitsweise in vielen Branchen und Geschäftsbereichen – gerade auch im kreativen Bereich wie dem Marketing – eingesetzt.  Manche Unternehmen nutzen dieses Projektmanagement-Tool auch für komplexere Projekte in Kombination mit agilen Projektmanagementmethoden wie Scrum.

Das Kanban-Tool ist überall dort hilfreich, wo es darum geht, Wertschöpfungsketten und andere wichtige Abläufe zu steuern, anzupassen und zu optimieren. Denn durch die Visualisierung der Aufgaben in Echtzeit entsteht eine hohe Transparenz. Das wirkt sich positiv auf die Kommunikation, die Produktion und schließlich auf die Motivation im Team aus, was wiederum die Produktqualität steigert und letztlich den Kunden zufriedener macht.

 

Aufbau eines Kanban-Boards

Das Kanban-Board ist so aufgebaut, dass es nicht nur alle in einem Projekt zu erledigenden Aufgaben für alle transparent anzeigt, sondern auch den Arbeitsfortschritt jeder einzelnen Aufgabe. Dafür werden zunächst Spalten angelegt. Diese stehen für die einzelnen Arbeitsschritte, die eine Aufgabe durchläuft. In diesen Spalten werden Karten platziert, auf die jeweils eine zu erledigende Aufgabe geschrieben wird. Im Verlauf des Arbeitsprozesses werden die Karten von der ersten bis zur letzten Spalte verschoben, bis die Aufgabe erledigt ist. Dank dieser sehr reduzierten Darstellung kann jeder sofort den Status quo des Projekts oder einer einzelnen Aufgabe erkennen.

Folgendes Beispiel eines Basis-Kanban-Boards für eine Event-Organisation verdeutlicht den Aufbau und die Funktion eines Kanban-Boards:

Kanban-Board


Vorteile und Nachteile eines Kanban-Boards

Ein Kanban-Board bietet also einen guten Überblick. Ob sich der Einsatz eines Kanban-Boards im eigenen Projekt lohnt, zeigt ein Blick auf die Vor- und Nachteile.

 

Vorteile Nachteile
Hohe Transparenz

Durch die Visualisierung der Aufgaben am Kanban-Board ist leicht zu erkennen, wer gerade welche Aufgabe bearbeitet.

Förderung des Teamworks

Das Team kann sich besser abstimmen und gegenseitig unterstützen, weil auch der Auslastungsgrad jedes Einzelnen sichtbar wird.

 

 

 

Förderung der eigenständigen Arbeit

Jeder zieht sich seine Aufgaben aus dem Kanban-Board selbst und kann selbst bestimmten, wie viele Aufgaben er erledigt und wann. Dadurch lassen sich die Aufgaben optimal ins eigene Zeitmanagement integrieren (siehe Prinzip „Begrenzung“).

 

Die Tickets können von jedem bearbeitet bzw. geändert werden.

Dadurch können unerwünschte Korrekturen auftreten oder Tickets werden aus Versehen gelöscht.

 

Zeitersparnis

Reine Status-quo-Meetings fallen weg. Schließlich kann jeder Mitarbeiter jederzeit die für ihn wichtigen Informationen über den Projektfortschritt dem Kanban

Board entnehmen.

 „Low Performer“ treten eher zutage.

Dies kann dazu führen, dass die betroffenen Mitarbeiter Kanban ablehnen.

 

Besseres Arbeitsergebnis

Das Arbeitsergebnis wird durch flüssigere Abläufe, permanente Anpassungen und Optimierungen nachhaltig verbessert.

 

Sehr flexibel einsetzbar

Man kann das Kanban-Board verwenden, auch wenn man ansonsten nicht agil arbeitet. Ferner ist das Werkzeug auch kombinierbar mit anderen agilen Konzepten.

 

Höhere Zufriedenheit und Motivation bei größeren Projekten

Am Online-Kanban-Board sieht man sehr gut, was man schon alles geschafft hat und wie man Schritt für Schritt vorangekommen ist. Sichtbare Teilerfolge helfen dabei, bis zum Projektende motiviert zu bleiben.

 

So führen Sie in vier Schritten Ihr erstes Kanban-Board ein

Sie möchten mit Ihrem Team in das agile Arbeiten einsteigen oder ein Kanban-Board dafür nutzen, um die Zusammenarbeit im Team zu verbessern? Dann können Sie mit diesen vier einfachen Schritten ein Kanban-Board einführen und nutzen:

 

1. Schritt: Physisch versus virtuell? Auswahl des richtigen Kanban-Boards

Wenn Sie ein Kanban-Board verwenden möchten, muss zunächst geklärt werden, ob eine physische Tafel ins Büro gestellt werden soll oder ob ein Online-Tool für das Projekt mehr Sinn macht.

Das physische Kanban-Board

Das-physische-Kanban-Board

Im Ursprung war das Kanban-Board eine simple Tafel mit jeder Menge kleiner Notizzettel. Die gute alte Pinnwand hat den Vorteil, dass sie im Büro hängt und dadurch stets präsent und sichtbar ist. Alle Projektmitglieder müssen jederzeit Zugang zum Kanban-Board haben. Dies ist eine wichtige Voraussetzung dafür, dass es tatsächlich stringent von den Projektmitgliedern genutzt wird. Das „In-die-Hand-nehmen“ der Karten aktiviert die haptischen Sinne und involviert den Nutzer dadurch automatisch stärker. Das physische Board ist jedoch nur bei kleinen Teams bzw. Projekten anwendbar. Sonst leidet aufgrund des begrenzten Platzes auf dem Board die Übersichtlichkeit.

 

Das Online-Kanban-Board

Es gibt jede Menge unterschiedlicher Online-Kanban-Boards – kostenfreie und kostenpflichtige. Virtuelle Kanban-Boards haben zum einen den Vorteil, dass auch Teams, die nicht zusammen in einem Büro oder Gebäude sitzen, mit der Kanban-Methode arbeiten können. Zum anderen kann die Zeit erfasst und gemessen werden, die für die einzelnen Aufgaben benötigt wird. So können schneller Anpassungen und Verbesserungen im Arbeitsprozess vorgenommen werden.

 

Tipps für die Nutzung von virtuellen Kanban-Boards

Egal für welche Anwendung Sie sich entscheiden: Wenn Sie in Ihrem Team mit einem virtuellen Kanban-Board arbeiten wollen, sollten Sie darauf achten, dass das Tool von Anfang an eine starke Präsenz erhält – ähnlich wie das physische Board im Büroraum. Sonst besteht die Gefahr, dass es im Arbeitsalltag untergeht und nicht live gepflegt wird. Dann verliert es seine Wirkung.

Tipp 1

Legen Sie sich das Kanban-Board als Standardfenster beim Öffnen Ihres Browsers an. So ist gewährleistet, dass es die erste Anwendung ist, die Sie sehen, wenn Sie Ihren Arbeitstag starten. Damit hat es die Chance, sich als Dreh- und Angelpunkt Ihrer täglichen Arbeit zu etablieren.

Tipp 2

Nutzen Sie das Kanban-Board als Agenda für Ihre Teammeetings. Wenn im Jour fixe Abstimmungen zu aktuellen Aufgaben oder Projekten stattfinden, sollte das Kanban-Board für alle Teammitglieder sichtbar sein und live bearbeitet werden.

Hat sich das Team für die ein oder andere Variante entschieden, geht es im nächsten Schritt darum, die Kanban-Tafel aufzubauen und zu strukturieren.

 

2. Schritt: Erstellen Sie Ihr erstes Kanban-Board

Zum Einstieg in das Arbeiten mit Kanban-Boards empfiehlt es sich, die Ursprungsvariante zu verwenden. So fällt Ihnen der Aufbau und die Einführung in den Arbeitsalltag leichter. Denn oft besteht die größte Herausforderung für das Team darin, die alte Vorgehensweise abzulegen und sich auf diese neue Form der Zusammenarbeit einzulassen. Wenn es dann gleich am Anfang zu kompliziert wird, kann es schnell zur Ablehnung innerhalb des Teams kommen. Oder das frisch eingeführte Tool wird einfach ignoriert und liegt brach.

 

  • Drei Spalten anlegen
    In seiner einfachsten Variante besteht das Kanban-Board aus drei Spalten, die den jeweiligen Status der Aufgabe wiedergeben:

    • Linke Spalte: In Planung (To Do)
    • Mittlere Spalte: In Bearbeitung (Doing)
    • Rechte Spalte: Erledigt (Done)

 

  • Karten anlegen
    Die Karten (Tickets) werden angelegt und mit Aufgaben (Tasks) befüllt.

 

  • Karten dem Raster zuordnen
    Je nach aktuellem Status der Aufgabe wird die Karte einer der drei Spalten zugeordnet. Eine neue Aufgabe ist immer in die linke Spalte einzuordnen.

 

  • Aufgaben abarbeiten und Karten verschieben
    Ziel ist es, jedes einzelne Ticket sukzessive abzuarbeiten, sodass es sich vom „To Do“ über das „Doing“ bis zum „Done“ verschiebt.

Bevor das Team nun beginnt, mit dem Kanban-Board zu arbeiten, sollten sich alle Teammitglieder über die Kanban-Prinzipien bewusst und einig sein.

 

3. Schritt: Die Kanban-Prinzipien befolgen

Visualisierung

Das Kanban-Board fasst alle für das Projekt relevanten Aufgaben zusammen und stellt diese übersichtlich dar. Der Prozessfortschritt wird durch das Wandern der Karten von links nach rechts visualisiert.

 

Begrenzung der Aufgaben pro Spalte

Jede Station (Spalte) sollte auf eine bestimmte Anzahl von Aufgaben begrenzt werden. Somit vermeidet das Team ein Aufstauen von Aufgaben an einer bestimmten Station (Flaschenhals-Problem). Der Wertschöpfungsprozess bleibt im Fluss. Dahinter steht zudem die Überzeugung, dass es bei Multitasking letztendlich mehr Zeit kostet, die einzelnen Aufgaben zu erledigen, als bei einer Bearbeitung nacheinander. Das heißt, das Team legt vorab fest, wie viele Aufgaben in jeder Spalte des Kanban-Boards maximal liegen dürfen. Diese Zahl darf dann nicht überschritten werden. Wenn beispielsweise gerade die Aufgaben mit dem Status „in Bearbeitung“ ihren Maximalwert erreicht haben, darf man sich kein weiteres Ticket aus der vorgelagerten Spalte „To Do“ ziehen, sondern muss erst eine Aufgabe erledigen. Diese erhält dann den Status „Done“ und es entsteht in der Spalte „Doing“ wieder Platz für eine neue Aufgabe.

 

Inkrementelles Vorgehen

Inkrementelles Vorgehen meint das sukzessive Abarbeiten der Aufgaben gekoppelt mit dem Verschieben der Karten von Spalte zu Spalte. Dadurch wird die Arbeit effizienter, das Team erzielt schneller Resultate, und Probleme oder Fehler können frühzeitig erkannt und behoben werden.

 

Qualitätsmanagement (Kontrolle, Anpassung, Verbesserung)

Mit Hilfe des Kanban-Boards lässt sich sehr gut kontrollieren, an welchen Stellen im Prozess oder Projekt es stockt oder wo es Leerlauf gibt. Ebenso kann man messen, wie lang die Bearbeitungszeiten bestimmter Aufgaben oder innerhalb einer Station sind. So lassen sich Prozesse besser steuern und es können schnell Anpassungen vorgenommen werden:

  • Können wir unsere Deadlines einhalten?
  • Welche und wie viele Aufgaben erledigen wir als Team in einer vorgegebenen Zeit?
  • Ist ein Mitarbeiter gerade total überarbeitet, während ein anderer Zeit hätte, den Kollegen zu unterstützen?

Die Möglichkeit, Blockaden im Arbeitsprozess sofort erkennen zu können, führt zu einer schnellen Reaktionsfähigkeit – was wiederum zu einer Verbesserung der Arbeitsqualität und des Arbeitsergebnisses beitragen kann.

 

4. Schritt: Loslegen!

So, nun kennen Sie die grundlegenden Eigenschaften eines Kanban-Boards, seinen Nutzen sowie seine Vor- und Nachteile. Sie wissen, wie Sie es erstmalig ohne allzu großen Aufwand und ohne Kosten ausprobieren und anwenden können. Viele gute Gründe, um jetzt loszulegen! Viel Spaß dabei!

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